Expectra, premier réseau de recrutement hautes compétences (CDI, Intérim), recrute pour un de ses clients, Leader
national spécialisé dans le secteur du Funéraire, un(e) assistant(e) formationRattaché au service formation, au sein
de la Direction de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (DGPCC), sous la responsabilité de la
Responsable Formation.
Vous réceptionnez les demandes de formation et après acceptation de ces demandes, ou à partir du plan de formation
prévu, vous planifiez avec les responsables hiérarchiques, et les formateurs internes ou externes les actions de
formation.
Vous constituez les dossiers de formation dans le respect des procédures .
Pour cela vous prenez contact chaque fois que nécessaire avec des collaborateurs de l'entreprise (notamment les
Animateurs Formation, les stagiaires, les responsables hiérarchiques des stagiaires) ou les prestataires extérieurs
(OPCA, Organismes de formation).
En lien avec le chargé de mission formation et la responsable formation, vous gèrez les aspects logistiques et
administratifs de projets de formation nationaux
Vous saisissez les données correspondant à ces formations dans les bases informatiques de suivi des actions de
formation (nombreux tableaux de bord Excel)
Vous réalisez des documents variés, tel que les convocations, les attestations, les factures, les demandes de
remboursement.
Vous contrôlez la conformité de toutes les pièces du dossier, en particulier le programme de formation, la
convention, factures, les notes de frais.
Vous préparez les factures et les notes de frais pour approbation, puis la transmission aux services concernés.
Vous réalisez les photocopies, le classement, l'archivage nécessaires.
Vous plannifiez les cessions de formation et vous réservez les salles et enfin vous assurez en lien avec les
formateurs de la disponibilité du matériel nécessaire aux cessions de formation.
Vous avez en charge la bonne tenue des salles, vous accueillez et renseignez les stagiaires et les formateurs sur
les aspects pratiques de la formation.
Vous établissez, en lien avec le responsable formation, les conventions de formation professionnelle, les feuilles
d'émargement, les attestations de présence et tout autre document nécessaire à l'activité.
Vous gèrez la base de données des attestations de formation dans le cadre des capacités professionnelles, en lien
avec la Direction de la Réglementation Funéraire et les animateurs RH.
Vous montez les dossiers spécifiques à chaque dispositif, en lien avec les services concernés de la DRH, les
responsables hiérarchiques et les organismes de formation et vous adressez les dossiers aux OPCA et vous suivez
leur financement et enfin vous établissez la facturation et le recouvrement des financements.
En support à l'assistante formation, qui coordonne la gestion au quotidien de la formation, vous participez à la
formation des nouveaux collaborateurs du service formation sur les procédures internes de gestion de la formation.
Vous réceptionnez et envoyez le courrier et enfin vous gérez l'accueil téléphonique.
Vous mettez en forme les documents (word, excel, powerpoint), notamment dans le cadre des projets de formation et
vous avez la réalisation de supports stagiaires ou formateurs, tableaux de bord de suivi de projets.De Formation Bac
/ Bac +3, vous avez une expérience 2 à 3 ans dans la gestion de la formation (divers dispositifs de formation, en
entreprise ou OPCA)
Vous maîtrisez la législation formation (constitution d'un dossier, utilisation des dispositifs) et vous avez des
notions de base en comptabilité (notamment sur la TVA).
Vous avez une personnalité et un esprit d'équipe et vous êtes diplomate
Vous êtes à l'aise avec les chiffres, rigoureux(se) (il ya de la saisie de nombreuses données, de l'autocontrôle des
saisies, de la vérification de la conformité des pièces dans les dossiers).
Une maîtrise excel (formules, graphiques) word, powerpoint et outlook est souhaité.Qualification : Assistant RHNiveau
d'étude : Bac +2Lieu : paris 19
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