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- De octo. 2007 au 25 févr. 2008
CDI
(Industrie pharmaceutique)
Assistante de direction générale et assistante du DAF dans une société anonyme, Paris 14ème , poste cadre :
- Office manager
- Gestion et règlement des factures des prestataires, sous traitants ;
- Contrôle et ajustement de la balance fournisseur en collaboration avec la comptable ;
- Recherche documentaire scientifique et commandes d'articles ;
- Organisation des frais généraux : fournitures, agencements ;
- Interface interne et externe de prestataires de services ;
- Présentation powerpoint d'une étude de coût ;
- Gestion de l'agenda du président et du DAF, des déplacements de l'équipe ;
- Accueil physique et téléphonique ;
- Classement.
- De 2005 en 2007
STAGE
(Santé Publique)
Assistante de direction du Directeur du Département Prévention Dépistage Veille Scientifique/Informative à l' Institut national du Cancer à
Boulogne Billancourt , poste d'encadrement :
Management du pôle assistantes dédiées (Prévention et Dépistage) ;
- Suivi de la base de données des projets, contacts ;
- Organisation de l'évènementiel du département ;
- Référent Administrative du département ;
- Gestion administrative de l'équipe (17 chargés de mission ) ;
- Suivi des différents dossiers thématiques ;
- Encadrement du pôle assistantes (dépistage et prévention).
- De 2004 en 2005
[Tabac]
STAGE
(SANTE)
Assistante du Directeur du Service Prévention à la Ligue Nationale contre le Cancer , au siège social à Paris XIIIème :
- Encadrement du pôle secrétariat Prévention Information du Service ;
- Gestion du courrier : Frappe et mises en forme des courriers ;
- Suivi des dossiers : Actions Tabac , organisation du service, mise en place de procédures ;
- Gestion de bases de données contacts : Publipostage, excel , étiquettes, mise à jour.
- Gestion logistique interne et externe : réservation des salles, préparation des réunions (présentations sur PowerPoint ), équipements,
contrôle des entrées des participants, restauration ;
- Relations téléphoniques et courriel internationales ;
- Filtrage téléphonique et prise de messages, organisation des rendez - vous du responsable de service , mise à jour des calendriers du
service ;
- Classements, archivage, plan d'archivage, mise à jour des dossiers ;
- Gestion complète d' Outlook ;
- Commande des fournitures du service Prévention - Information - Ecoute Cancer.
- De 2002 en 2004
[origine Anglaise]
INTERIM
(INDUSTRIE)
Assistante du service Technique chez UNIROSS Batteries SA, à Lognes (Société d' origine Anglaise , spécialisée dans les batteries rechargeables)
- Comptes rendus des réunions du Service Industriel en Anglais ;
- Gestion de l'intérim : recrutement, encadrement, suivi des intérimaires ;
- Classement et archivages dossiers et produits : hiérarchisation des supports ;
- Application des 5S au sein de l'espace de travail (OPEN SPACE).
- Gestion de la base de données MFGPro : création des articles et des composants ;
- Responsable administrative des retours de marchandises.
- De 2001 en 2002
[CAVIAR KASPIA Madeleine]
CDI
( LUXE )
Assistante de Direction du directeur général et du président, chez CAVIAR KASPIA Madeleine ( PARIS VIII), Société de commercialisation des
produits alimentaires de luxe.
- Gestion des commandes de fournitures (Services généraux) ;
- Accueil Physique et Téléphonique ;
- Prise de rendez-vous et gestion du planning du Directeur Général ;
- Réservation des billets d'avion pour les déplacements à l'étranger ;
- Suivi des dossiers litiges et confidentiels;
- Mises en page des cartes des menus et la plan des tarifs restaurant ;
- Courriers, fax, mailings en anglais et espagnol .
- De 2000 en 2001
[EQUESTO]
CDI
(START UP)
Office Manager chez EQUESTO (START - UP, plate forme B to B spécialisée dans le conseil en ligne)
- Accueil, Gestion des entrées et sorties du personnel ;
- Commande de fournitures (frais généraux) ;
- Facturations et relances, Courriers, fax.
- De 1999 en 2000
[PARSYS]
CDI
(Marketing INFORMATIQUE)
Assistante de Direction au sein du Centre technique Européen chez PARSYS à Saint Thibault des Vignes ( Seine et Marne ), Société de Gestion des
Parcs
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ADMINISTRATIF et ACCUEIL :
. Accueil physique et téléphonique ;
. Classements, archivages ;
. Réservation de taxi : élaboration des contrats de prestations ;
. Frais généraux (fournitures, meubles) ;
. Courrier, Fax, email, mise en forme de documents en français et anglais ;
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Informatiques :
- Commandes de Fournitures pour le service Technique ;
- Gestion du personnel : absences, congés, maladie, tickets restaurants ;
- Courriers, fax, mails ;
- Accueil (visiteurs et fournisseurs) ;
- Remplacement du responsable logistique pendant 1 mois.
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